Esnaf borç defteri nasıl tutulur? Beş adımda düzen.

Veresiye satış, esnafın işini büyüten bir şeydir. Kayıt dağınıksa aynı şey sizi yorar: “Kim ne kadar borçluydu?” sorusuna cevap bulmak için not kâğıtlarını, mesajları ve hafızanızı karıştırırsınız.

İyi bir borç defteri karmaşık olmak zorunda değil. Beş adım yeter.

1. Her müşteri için tek bir sayfa

Aynı müşterinin borcu üç farklı yerde yazılıysa toplamı kimse bilemez. Her müşterinin tek bir hesabı olsun. Tüm satışlar ve tahsilatlar o hesaba işlensin.

Başlangıç için yalnızca ad yeter. Telefon numarasını sonra eklersiniz. Eskiden kalan bir borç varsa onu “açılış bakiyesi” olarak ilk satıra yazın.

2. Her harekette üç bilgi

Her kayıtta şu üçünü yazın:

• Tarih
• Tutar
• Ne için (iş adı, ürün ya da kısa not)

Bu kadarı sonradan çıkan “ben bunu ödemiştim” konuşmalarının çoğunu bitirir. Not kısmını boş bırakmayın; iki ay sonra “bu 4.500 neydi?” diye düşünmek istemezsiniz.

3. Satışı ve tahsilatı ayrı yazın

Borç, satışlarla artar, tahsilatlarla azalır. İkisini aynı satırda eritmeyin. Müşteri 10.000 ₺’lik iş aldı ve 4.000 ₺ ödedi diyelim. Bunu “6.000 ₺ kaldı” diye tek satıra yazmak yerine iki hareket olarak kaydedin: 10.000 ₺ iş, 4.000 ₺ tahsilat. Bakiye 6.000 ₺ olur, ama geçmişi de görebilirsiniz.

4. Haftada bir bakiyelere bakın

Borç defteri yalnızca yazmak için değildir. Haftada bir, ayda en az iki kez şu listeye bakın:

• Bakiyesi en yüksek müşteriler
• Uzun zamandır ödeme yapmayanlar
• Sözlü olarak “gelecek hafta” denmiş ödemeler

Bu liste, kimi arayacağınızı bilmenizi sağlar. Aramayı ertelemek borcu büyütür.

5. Gerektiğinde müşteriye ekstre gösterin

Anlaşmazlık çıkınca elinizde düzgün bir hesap dökümü olsun. Tarih, tutar ve açıklamayla sıralı bir ekstre, tartışmayı kısaltır. Müşteriye göstermek ya da göndermek kolay olmalı.

Sık yapılan hatalar

• Kâğıda ve telefona yazmak. İki kaynaktan biri her zaman eksik kalır. Tek yer seçin.
• Küçük tutarları yazmamak. Küçük borçlar toplanınca büyür.
• Tahsilatı sonra yazmak. Gün sonuna kalan kayıt çoğu zaman hiç yazılmaz.
• Defteri tek kişinin hafızasına bağlamak. Defter, sizden bağımsız okunabilmeli.

Kâğıt mı, telefon mu?

Kâğıt defterin en büyük zaafı aramak ve toplamaktır. Telefon uygulamasında müşteri adını yazınca bakiyeyi görürsünüz, ekstreyi PDF olarak WhatsApp’tan gönderirsiniz. Telefonu kaybetseniz bile kayıtlar hesabınızda durur.

defterim bu iş için yapıldı. Her müşterinin hesabı, tahsilat makbuzu ve hesap ekstresi tek yerde. Yeni hesaplar 20 gün tüm özellikleri ücretsiz kullanır.

Not: defterim günlük kayıt ve takip içindir, resmî muhasebe programı değildir. Resmî defter ve vergi işleriniz için muhasebecinize danışın.