Rehber
Müşteriden tahsilat nasıl takip edilir? Geciken alacak için pratik yol.
İşi yapmak bir iştir, parasını almak başka bir iş. Çoğu esnaf için asıl yorucu kısım ikincisi: Aramak, hatırlatmak, “haftaya” lafını beklemek.
Tahsilatı kolaylaştıran şey çoğu zaman cesaret değil, düzendir.
Vadeyi iş başlamadan konuşun
“Ne zaman ödenecek?” sorusu iş bittikten sonra sorulursa zor gelir. İş başlarken netleştirin:
- Toplam tutar ne kadar?
- Peşinat var mı?
- Kalan ne zaman, hangi yolla ödenecek?
Teklifte bu bilgileri yazılı gösterin. Sonradan “öyle konuşmamıştık” demek zorlaşır.
Her ödemeyi yazın, her ödemeye makbuz verin
Nakit, havale ya da çek, hangisi olursa olsun tahsilatı aynı gün kaydedin. Müşteriye makbuz vermek iki taraf için de iyi bir alışkanlıktır: Müşteri ne ödediğini bilir, siz ne aldığınızı kanıtlarsınız.
Gecikmeyi erken yakalayın
Geciken alacak ne kadar beklerse o kadar zor tahsil edilir. Haftada bir “bakiyesi olan müşteriler” listesine bakın ve şunu ayırın:
- Vadesi gelmemiş: Bir şey yapmayın.
- Vadesi bugün ya da geçen hafta: Nazikçe hatırlatın.
- Bir aydan eski: Arayın, somut bir tarih alın ve yazın.
Hatırlatma mesajı kısa olsun
Uzun açıklama gerekmez. İşe yarayan mesaj kısa, net ve kibardır:
Merhaba, [iş adı] için kalan 6.000 ₺ ödemeniz hakkında yazıyorum. Bu hafta içinde göndermeniz mümkün olur mu? Hesap dökümünü ekliyorum.
Ekstreyi eklemek mesajı güçlendirir. Müşteri rakamı tartışmak yerine kontrol eder.
Söz alın, tarihi yazın
“Haftaya öderim” cümlesi kaydedilmezse unutulur. Müşteriyle konuşunca tarihi not edin ve o gün kontrol edin. Gelmediyse tekrar arayın. Düzenli ve kibar takip, çoğu zaman yeterlidir.
Hesabı sağlam tutan üç kayıt
- Hesap ekstresi: Tüm satış ve tahsilatların sıralı dökümü.
- Tahsilat makbuzu: Her ödemenin tarihli kaydı.
- Mutabakat: Ayda ya da çeyrekte bir iki tarafın bakiyeyi karşılaştırması.
Bu üçü hazırsa anlaşmazlık çıksa bile elinizde net bir zemin olur.
Telefonla yapmak
Bu kayıtları kâğıtla tutmak mümkün, ama arayıp toplamak zaman alır. defterim’de her müşterinin bakiyesi, ekstresi ve makbuzları tek yerde. Hesap dökümünü PDF olarak hazırlayıp WhatsApp’tan gönderebilirsiniz. Yeni hesaplar 20 gün tüm özellikleri ücretsiz kullanır.
Not: Bu yazı genel bir kayıt düzeni önerisidir, hukuki tavsiye değildir. Ciddi alacak uyuşmazlıklarında bir avukata ya da muhasebecinize danışın.